Какие поля нужны
Не пытайтесь описать в реестре весь договор. Нужны поля, по которым вы ищете, контролируете сроки и считаете деньги.
| Поле | Зачем | Пример |
|---|---|---|
| Номер и дата | Найти документ | № 45/2026 от 12.03.2026 |
| Контрагент и ИНН | Группировка и сверка | ООО «Ромашка», 7700000000 |
| Предмет | Понять, о чём договор | Аренда офиса, этаж 3 |
| Тип | Отбор и разные правила контроля | Аренда, поставка, услуги |
| Сумма и валюта | Обязательства и бюджет | 150 000 в месяц |
| Начало и окончание | Контроль срока | 01.04.2026 до 31.03.2027 |
| Автопродление | Самое частое упущение | Да, если нет уведомления за 60 дней |
| Индексация | Деньги, которые легко забыть | 5 % ежегодно с апреля |
| Ответственный | Кому задать вопрос | Иванова А. |
| Статус | Действует, закончился, расторгнут | Действует |
| Допсоглашения | Что менялось | № 1 от 10.09.2026, новая ставка |
| Ссылка на скан | Проверить по оригиналу | Ссылка на файл |
Значения в примере условные. Для договоров аренды обычно добавляют площадь, ставку за метр, обеспечительный платёж и порядок расторжения.
Правила, которые сохраняют реестр живым
- Одна строка на один договор. Допсоглашения не заводят отдельными договорами, а привязывают к основному.
- Единые значения. Типы и статусы выбирают из списка, контрагента вводят с ИНН. Иначе «Ромашка» и «ООО Ромашка» станут двумя компаниями.
- Срок окончания считают с учётом допсоглашений. Самая частая ошибка: в реестре дата из первоначального договора.
- Скан привязан к записи. Запись без документа через год никто не сможет проверить.
- У записи есть ответственный. Без него реестр устаревает за несколько месяцев.
Когда Excel перестаёт справляться
Таблица нормально работает на старте. Пора менять её, если вы узнаёте хотя бы два признака:
- договоров больше, чем один человек может держать в голове;
- файл живёт в нескольких версиях, и никто не знает, какая верная;
- напоминания об окончании приходится ставить в календарь вручную;
- чтобы ответить на вопрос об условии договора, нужно открывать скан и читать;
- реестр заполняет один сотрудник, и на время его отпуска всё останавливается;
- вы уже платили за пропущенное автопродление или забытую индексацию.
Три способа автоматизировать
Модуль в учётной системе. Подходит, если вся работа идёт в 1С и договоров немного. Минус: поля заполняют вручную, а условия договора в системе не найти.
Система документооборота. Даёт маршруты согласования и хранение. Минус: это отдельный проект внедрения, а поля всё равно часто заносят люди.
Реестр, который собирается из документов. Вы загружаете архив, нейросеть достаёт стороны, сроки, ставки и индексацию, сотрудник подтверждает значения. Новое допсоглашение само находит свой договор и предлагает изменения. Плюс такого подхода: не нужно заново вбивать годы накопленных договоров.
Как перенести старый архив
- Соберите договоры в одном месте в любом виде: сканы, PDF, фото.
- Договоритесь о минимальном наборе полей, не больше десятка на старте.
- Прогоните небольшую пачку и проверьте результат вручную, чтобы понять качество по каждому полю.
- Загрузите остальное и проверяйте записи начиная с самых дорогих и с ближайшими сроками.
- Настройте напоминания об окончании и непродлении и назначьте ответственных.
Подробно о том, как работает чтение сканов, рассказываем в статье про распознавание документов.
Как это устроено у нас
Flex Документы ведут реестр из самих документов: архив загружается пачкой, поля проверяет сотрудник. Напоминания об окончании и непродлении приходят в системе и в Telegram, отчёт показывает расхождения между документами, а по архиву можно спрашивать обычными вопросами и получать ответ со ссылкой на пункт. Контрагенты и договоры передаются в 1С. Внедрение занимает от двух недель.