ИИ для тендеров: где он помогает поставщику, а где решает человек

Чем ИИ помогает в тендерах

ИИ в тендерах берёт на себя чтение. Компания, которая постоянно участвует в госзакупках и коммерческих тендерах, тратит часы на одно и то же: найти подходящие закупки, прочитать извещение, проект контракта и приложения, выписать требования и сверить с ними заявку. Эту работу можно отдать нейросети, если каждый её вывод подкреплён ссылкой на пункт документа.

Решение об участии, цену и подачу заявки ИИ не передают. Почему, разберём ниже.

Поиск тендеров с помощью ИИ

Обычный поиск тендеров работает по словам. ИИ для поиска тендеров сравнивает смысл: вы описываете, что поставляете, а нейросеть читает предмет и описание объекта закупки и оценивает, подходит ли вам закупка. Так находятся закупки, где ваш товар назван иначе, и отсеиваются те, где совпало только слово.

Извещения о закупках по 44-⁠ФЗ и 223-⁠ФЗ, как правило, размещают в единой информационной системе, ЕИС (ст. 42 44-⁠ФЗ, ст. 4 223-⁠ФЗ). Попадают туда не все закупки. Например, по 223-⁠ФЗ в ЕИС не публикуют сведения, составляющие государственную тайну, и закупки в случаях, которые определило Правительство, а мелкие закупки заказчик вправе не размещать (ч. 15 и 16 той же статьи). Коммерческие компании обычно проводят тендеры по своим правилам на своих сайтах и площадках. Нейросеть находит только то, что есть в подключённых источниках, поэтому сначала решите, откуда она берёт извещения.

Чтобы поиск работал, дайте ИИ профиль компании:

• что вы поставляете и какие работы выполняете, своими словами и словами заказчиков;
• регионы, где вы работаете, и условия, на которые вы согласны;
• лицензии, допуски и опыт, которые у вас есть;
• стоп-факторы: чего вы точно не берёте.

Отбор: подходит, не подходит, проверить

Найденные закупки ИИ раскладывает на три группы и у каждого решения указывает причину.

У каждого решения есть причина

Новая закупкаИИ сверяет её с профилем компании

• ПодходитУходит на разбор документации
• Не подходитС причиной и ссылкой на пункт документации
• ПроверитьСомнительный случай смотрит специалист

Подходящие закупки уходят на разбор документации, сомнительные смотрит специалист. Причина часто полезнее самой сортировки: если ИИ пишет «нужен допуск СРО» и ссылается на пункт документации, специалист проверяет одну строку, а не читает всю закупку.

Анализ тендерной документации

ИИ-анализ тендерной документации начинается с карточки закупки. Нейросеть читает все файлы, выписывает главное в одном месте и у каждого пункта ставит ссылку на документ и страницу.

Что лежит в пакете, задаёт закон. По 44-⁠ФЗ к извещению прикладывают описание объекта закупки, обоснование начальной цены, требования к содержанию и составу заявки с инструкцией по её заполнению, проект контракта, а для конкурсов ещё порядок оценки заявок (ч. 2 ст. 42 44-⁠ФЗ). По 223-⁠ФЗ обязательные сведения документации перечислены в ч. 10 ст. 4, и там же сказано, что в ней могут быть иные сведения, которых требует положение о закупке заказчика. Это положение заказчик размещает в ЕИС, его стоит дать ИИ вместе с документацией.

Карточка не заменяет чтения документов целиком. Она показывает, на что смотреть в первую очередь. Если документация пришла сканами, её сначала распознают; где в распознавании бывают ошибки, рассказано в статье про распознавание документов.

Требования и риски: что ИИ находит, а что пропускает

ИИ хорошо помогает сверять документы между собой. Обычно он замечает, что количество в техническом задании не совпадает со спецификацией, срок поставки в проекте контракта отличается от срока в извещении, а в приложении есть требование, которого нет в основном тексте. Ещё он выписывает условия, которые бьют по деньгам: штрафы, отсрочку оплаты, жёсткий порядок приёмки. Проект контракта можно проверять по тому же чек-листу, что и обычный договор, об этом статья про проверку договора. Но условия, как в обычных переговорах, здесь обычно не поправить: вопросы к ним задают через запрос разъяснений до подачи.

Порядок таких запросов задают законы. В электронном конкурсе и аукционе по 44-⁠ФЗ участник, зарегистрированный в ЕИС, может направить до трёх запросов о разъяснении положений извещения по одной закупке, не позднее чем за три дня до окончания подачи заявок (ч. 5 ст. 42 44-⁠ФЗ). По 223-⁠ФЗ запросить разъяснения вправе любой участник конкурентной закупки. Заказчик отвечает в течение трёх рабочих дней и размещает ответ в ЕИС, но вправе не отвечать, если запрос пришёл позже чем за три рабочих дня до окончания подачи заявок (ст. 3.2 223-⁠ФЗ). Черновик запроса подготовит ИИ, отправит его специалист.

Где ИИ подводит:

• Длинные документы. Требование в середине объёмного приложения или в таблице модель может пропустить.
• Выдуманные требования. Модель видит одно слово и делает вывод, которого в тексте нет. Например, требует лицензию, которая для этих работ не нужна.
• «Не нашёл» не значит «нет». Если документа нет в базе, из этого не следует, что он отменён или не нужен.
• Даты и редакции. Без текущей даты модель может опереться на старые правила.

Как такие ошибки выглядят на настоящих закупочных документах, показано в статье про ИИ в госуправлении, а почему модель ошибается уверенно, объясняет статья про галлюцинации нейросетей. Правило отсюда простое: вывод без цитаты и номера страницы не считается. Если ИИ не нашёл риска, это ещё не значит, что его нет.

Сверка заявки и подготовка документов

Перед подачей ИИ превращает требования в список и проходит по нему с вашим пакетом документов. На выходе таблица: требование, где в заявке оно закрыто, статус «есть», «нет» или «проверить».

Что сверять в первую очередь:

1. Состав заявки. Все ли документы из требований есть в пакете.
2. Характеристики. Совпадают ли значения в заявке с описанием объекта закупки и с паспортом вашего товара.
3. Сквозные данные. Одинаковы ли название, реквизиты, сроки и суммы во всех документах.
4. Сроки действия. Не истекли ли сертификаты, лицензии и доверенности к дате подачи.
5. Обеспечение. Совпадают ли размер, реквизиты и условия гарантии с извещением.

Сверку удобно запускать дважды: в начале подготовки, чтобы знать, каких документов не хватает, и перед самой подачей.

Черновики по вашим шаблонам

ИИ готовит черновики по вашим шаблонам: техническое предложение, описание товара по форме заказчика, запрос разъяснений, сопроводительные письма. Чем больше в компании шаблонов и прошлых заявок, тем точнее черновик.

Одно правило лучше закрепить письменно: характеристики товара ИИ берёт из ваших паспортов, каталога и сертификатов, а не из требований заказчика. Иначе модель может подогнать значения под техническое задание, и в заявке окажутся данные, которых у вашего товара нет.

Где нельзя полагаться на ИИ

ИИ готовит материал, а решения и ответственность остаются у компании.

Где проходит граница

• ИИ готовит
  • Отбирает закупки и объясняет почему
  • Выписывает требования со ссылкой на пункт
  • Находит расхождения между документами
  • Сверяет пакет со списком требований
  • Готовит черновики по шаблонам
• ИИ не отдают
  • Решение об участии
  • Цену заявки
  • Подачу заявки
  • Ответственность за ошибку

• Решение об участии. Хватит ли людей, денег и времени, выгоден ли контракт, решает руководитель. ИИ сведёт факты, но ваших планов он не знает.
• Цена. ИИ поможет посчитать себестоимость по вашим данным, но цену в заявке выбирает компания.
• Подача заявки. Проверенный пакет подаёт сотрудник, который за него отвечает. Автоматическую подачу без человека лучше не настраивать.
• Ответственность. За ошибку в заявке отвечает участник, даже если черновик готовил ИИ.

При сильном снижении цены по 44-⁠ФЗ действуют антидемпинговые меры (ст. 37 44-⁠ФЗ). Если в конкурсе или аукционе предложена цена на 25 % и более ниже начальной, а заказчик требует обеспечение исполнения контракта, контракт заключат только после обеспечения в полтора раза больше указанного в извещении. При начальной цене 15 млн рублей и меньше вместо этого можно подтвердить добросовестность и внести обычное обеспечение. Если участник этого не сделал, его признают уклонившимся от заключения контракта. Аванс по такому контракту не выплачивается.

Нормы здесь пересказаны в общих чертах, это не юридическая консультация. По конкретной закупке сверяйтесь с действующей редакцией закона.

ИИ-агент для тендеров и закупок

ИИ-агент для тендеров соединяет эти шаги в цепочку и выполняет их сам. Например, каждое утро собирает новые тендеры, отбирает подходящие, скачивает документы, готовит карточку, ставит задачу ответственному в CRM и напоминает о сроках. Что такое агент и как ему выдают права, разобрано в статье про ИИ-агентов для бизнеса.

Для тендеров у агента два обязательных условия. Первое: он читает, готовит черновики и ставит задачи, но заявку не подаёт. Второе: он ведёт журнал, по которому видно, почему отобрал или отбросил закупку.

Тендерный ИИ-консультант устроен проще: это чат по документам конкретной закупки. Специалист спрашивает «есть ли аванс?» или «какое обеспечение исполнения?», и ответ должен приходить со ссылкой на пункт. Если такой помощник есть на вашей площадке или в сервисе поиска закупок, правило то же: проверяйте ссылку, а не пересказ.

Менеджеру по закупкам в компании, которая сама покупает, ИИ помогает похожим образом: сводит коммерческие предложения в таблицу и сверяет их с требованиями, а поставщика выбирает человек.

Как внедрить ИИ в тендерный отдел

Начинают с подсказок на прошлых закупках, а подключения и права добавляют, когда качество проверено.

Начинать лучше с подсказок

1. Профиль и стоп-факторыЧто берёте и чего точно не берёте
2. Прошлые закупкиСлучаи с известным решением
3. Режим подсказокИИ предлагает, специалист решает
4. Разбор расхожденийГде ИИ ошибся и почему
5. ПодключениеИсточники и CRM, когда качество устраивает

1. Опишите профиль и стоп-факторы. На них держатся и поиск, и отбор.
2. Соберите прошлые закупки с известным решением: участвовали или нет, допустили заявку или отклонили и почему. Это контрольный набор. Если ИИ отбрасывает закупки, где вы участвовали и выигрывали, профиль надо уточнить.
3. Включите режим подсказок. Специалист работает как раньше и сверяет свои выводы с выводами ИИ.
4. Разберите расхождения. Каждую ошибку исправляйте в правилах и добавляйте в контрольный набор, чтобы она не вернулась.
5. Подключайте источники, CRM и напоминания о сроках, когда качество на контрольном наборе устраивает.

Общий порядок внедрения описан в статье как внедрить ИИ в бизнес.

Заранее решите вопрос данных. Извещения и документация в ЕИС опубликованы открыто, а цены, себестоимость и готовые заявки компании обычно держат в секрете. В документах участника бывают и персональные данные сотрудников. Такое в публичный чат не загружайте, подробнее в статье про нейросети и персональные данные.

Когда звать подрядчика

Если нужны только поиск и уведомления, обычно хватает готового сервиса. Своя система нужна, когда ИИ должен работать с вашими шаблонами, прошлыми заявками и CRM, когда документы нельзя выпускать за пределы контура или закупок так много, что ручной разбор не успевает.

Подрядчик должен сначала разобрать ваш процесс, вместе с вами собрать контрольный набор и показать результат на ваших закупках, а потом подключать системы. Во внедрении ИИ мы берём и задачи по закупкам: система разбирает закупочную документацию и собирает выводы со ссылками на источники, а проверяет их специалист. Работаем с бизнесом и с государственными заказчиками по 44-⁠ФЗ и 223-⁠ФЗ. Начинаем с бесплатного аудита процесса.