Как создать ИИ-ассистента для компании: пошаговый план

Как создать ИИ-ассистента: короткий ответ

Чтобы создать ИИ-ассистента для компании, выберите круг вопросов и тех, кто будет спрашивать. Соберите документы, где лежат ответы, и подключите их к языковой модели через поиск. Затем задайте инструкцию и права доступа и проверьте ответы на настоящих вопросах сотрудников.

Собрать ассистента можно тремя путями: в готовом конструкторе, на платформе или своей разработкой. Выбор зависит от того, сколько людей будут спрашивать, должны ли они видеть разное и можно ли выпускать документы за пределы компании.

Модель при этом обычно не нужно «обучать» на ваших файлах. При каждом вопросе система находит подходящие фрагменты документов и отвечает по ним. Как это устроено, разобрано в статье что такое RAG простыми словами.

Три пути к ассистенту

ИИ-ассистент по документам компании

• Готовый конструкторЗагрузить файлы и написать инструкцию
• ПлатформаПрава, каналы, установка в ваш контур
• Своя разработкаСложные документы и связка с вашими системами

Чем ассистент компании отличается от личного

Ассистент компании отвечает многим людям с разными правами, поэтому ему нужны разграничение доступа, источник в каждом ответе и ответственные за документы. Личному помощнику всё это не обязательно.

Личного ИИ-ассистента для своих задач обычно собирают в чат-сервисе:

1. выберите сервис, которому можно доверить ваши материалы;
2. напишите инструкцию: кто вы, какие задачи поручаете и в каком виде нужен ответ;
3. загрузите свои заметки и шаблоны без данных компании и клиентов;
4. проверьте на нескольких своих вопросах и поправьте инструкцию.

С документами компании так не получится. Чем отличаются две задачи, видно по таблице.

Документы компании загружайте только в сервис, который в компании разрешён. Почему это так строго, рассказано в статье про нейросети и персональные данные.

Три пути: конструктор, платформа или своя разработка

Конструктор подходит одному отделу с простыми документами, платформа нужна нескольким отделам с правами по ролям, а своя разработка оправдана, когда к закрытому контуру добавляются сложные документы или связка с рабочими системами.

Перед выбором ответьте на четыре вопроса:

1. Сколько людей будут спрашивать и должны ли они видеть разные документы?
2. Можно ли передавать документы во внешний сервис?
3. Где лежат документы и как часто они меняются?
4. Где сотрудники будут задавать вопросы: в мессенджере, на портале или в рабочей системе?

Если ответы такие: один отдел, все видят одно и то же, передавать можно, начните с конструктора. Если нужны права по ролям или документы нельзя выпускать наружу, начните с платформы с установкой в ваш контур. К своей разработке переходят, когда платформа не справляется со сложными документами или связкой с рабочими системами.

Что подготовить перед созданием ассистента

До сборки подготовьте вопросы, документы с ответственными, права доступа и правила проверки.

Что подготовить до сборки

• ВопросыНесколько десятков настоящих, с ответами и без
• Документы и праваОтветственный за каждый источник, решено, кто что видит
• Правила проверкиКогда ответ засчитан и что делать, если ответа нет

Вопросы

Соберите несколько десятков настоящих вопросов: из рабочих чатов, почты, поддержки, от новичков. Для каждого отметьте, в каком документе лежит ответ. Если ответа нет нигде, это пробел в документах. Важные пробелы лучше закрыть до запуска, иначе ассистент будет отвечать «не нашёл» или, хуже, сочинять. А несколько вопросов без ответа оставьте в проверочном наборе нарочно, об этом ниже в плане. Удобно начать с вопросов новых сотрудников. Как ИИ помогает в онбординге, рассказано в статье про адаптацию.

Документы и их владельцы

Для каждого источника назначьте ответственного, который следит за актуальностью. Старые версии уберите или пометьте как недействующие. Как подготовить сами файлы, включая сканы и таблицы, подробно описано в статье про RAG. Если документов почти нет, начните с базы знаний.

Права доступа

Решите до загрузки, кто какие документы видит. Ассистент не должен пересказывать документ сотруднику, которому этот документ читать нельзя. Удобнее всего повторить права, которые уже есть в папках или на портале. Проверка простая: от имени рядового сотрудника спросите о том, что ему видеть не положено.

Правила проверки и размещение данных

Решите заранее, кто проверяет ответы и когда ответ засчитан: верен по сути, ссылается на нужный документ, не добавляет лишнего. Отдельно договоритесь о вопросах без ответа: ассистент должен говорить, что не нашёл, и подсказывать, к кому обратиться.

Где хранятся документы и где работает модель, согласуйте со службой безопасности до сборки. Если документы нельзя выпускать наружу, систему и модели размещают на своих серверах.

Инструкция для ИИ-ассистента: пример

Инструкция задаёт ассистенту роль, границы и формат ответа. Вот пример для отдела продаж, его легко переделать под свой отдел.

Ты помощник сотрудников отдела продаж. Отвечай только по документам из базы. В конце ответа укажи документ и раздел, на которые опираешься. Если в документах ответа нет, так и скажи и предложи написать руководителю отдела. Не называй цены и сроки, которых нет в документах. Если документы противоречат друг другу, покажи оба и укажи, какой новее. Вопросы о договорах и претензиях отправляй юристу. Отвечай коротко: сначала ответ, потом шаги, если они нужны.

Ответ по такой инструкции выглядит примерно так. Документ и цифры в примере условные.

Вопрос: Можно ли дать клиенту отсрочку платежа на месяц?

Ответ: Можно, но отсрочку дольше 14 дней согласует финансовый директор. Оформите заявку в CRM и приложите расчёт.

Источник: Регламент продаж, раздел 4.2 «Условия оплаты».

Что в инструкции работает:

• Граница знаний. Слова «только по документам» и «если ответа нет, так и скажи» снижают риск выдумки, но не убирают его совсем. Подробнее в статье про галлюцинации нейросетей.
• Источник. Сотрудник может открыть документ и проверить ответ.
• Куда идти дальше. Вопрос без ответа не повисает.
• Запреты. Инструкция запрещает называть цены, сроки и давать юридические оценки, которых нет в документах. Риск это снижает, но цифры в ответах всё равно проверяют.

После каждой правки инструкции прогоняйте контрольные вопросы заново.

Как сделать ИИ-ассистента: план по шагам

Ассистента запускают с одного отдела и небольшого круга вопросов, а расширяют после проверки на настоящих вопросах.

Ассистент от вопросов до запуска

1. Выбрать круг вопросовОдин отдел и владелец ассистента
2. Собрать вопросы и документыГде лежит каждый ответ
3. Собрать первую версиюИнструкция и права доступа
4. Проверить ответыВопросы без ответа и закрытые документы отдельно
5. Пилот в рабочем каналеНебольшая группа, разбор вопросов без ответа

1. Выберите круг вопросов. Например, вопросы новичков по регламентам одного отдела. Назначьте владельца ассистента со стороны бизнеса.
2. Соберите вопросы и документы. Для каждого вопроса отметьте документ с ответом. Несколько вопросов без ответа оставьте нарочно: на них проверяют, что ассистент честно говорит «не нашёл». Запишите, сколько времени сотрудники сейчас ищут ответ: с этим сравнивают пилот.
3. Выберите путь по четырём вопросам из раздела про конструктор, платформу и разработку.
4. Соберите первую версию на части документов. Задайте инструкцию и настройте права.
5. Проверьте ответы. Отдельно посмотрите вопросы без ответа и вопросы о документах, закрытых для этого сотрудника. Порядок проверки описан в статье про RAG.
6. Запустите пилот с небольшой группой там, где люди уже работают. Читайте вопросы, на которые ассистент не ответил: это список того, чего не хватает в документах.
7. Расширяйте по результатам. Новый отдел подключайте, когда ассистент стабильно закрывает вопросы первого.

Где будет работать ассистент: мессенджер, портал или рабочая система

Ассистент полезнее там, где сотрудник уже работает. Про отдельное окно быстро забывают.

• Мессенджер. Чтобы сделать ИИ-ассистента в Telegram, его подключают к боту, и сотрудники пишут ему как коллеге. Написать боту в Telegram может любой, кто его найдёт, поэтому проверьте, что он отвечает только сотрудникам. В России Telegram работает с ограничениями: в феврале 2026 года Роскомнадзор подтвердил, что ограничивает его работу. Поэтому проверьте, доступен ли он вашим сотрудникам. Другой вариант: бот в MAX или в корпоративном мессенджере. Чем отличаются Telegram и MAX, рассказано в статье про чат-ботов для бизнеса.
• Данные в мессенджере. Ответы с выдержками из документов проходят через серверы мессенджера, поэтому этот канал тоже согласуйте со службой безопасности. Госорганам при оказании госуслуг, госкомпаниям и финансовым организациям часть 8 статьи 10 закона 149-⁠ФЗ запрещает передавать персональные данные граждан через мессенджеры, принадлежащие иностранным компаниям или гражданам. Это не юридическая консультация: подпадает ли под запрет ваш случай, уточните у юриста.
• Портал или база знаний. Ассистент работает рядом с документами, на которые ссылается.
• Рабочая система. В CRM или службе поддержки ассистент подсказывает прямо во время работы, без переключения окон.

Типичные ошибки при создании ИИ-ассистента

• Весь архив сразу. Ответы тонут в старых версиях и дублях. Начинайте с одного отдела.
• У документов нет хозяев. Регламент поменялся, а ассистент цитирует старую редакцию.
• Права настроили потом. Ассистент успевает пересказать документ, который сотруднику видеть нельзя.
• Проверили на удобных вопросах. Вопросы без ответа не проверяли, и на живых вопросах ассистент начинает сочинять.
• Хотят «обучить нейросеть на документах». Для ответов по документам обычно используют поиск по ним, без дообучения модели. Так проще обновлять документы и показывать источник.
• Запустили и забыли. Вопросы без ответа никто не читает, хотя это готовый список того, что дописать в документы.

Когда звать подрядчика

Подрядчик пригодится, когда ассистента надо подключить к рабочим системам, разграничить доступ по ролям или развернуть на своих серверах. Что подрядчик должен сделать при создании ИИ-ассистента для бизнеса:

• разобрать, какие материалы есть, кто спрашивает и о чём, какие данные нельзя выпускать за контур;
• собрать документы в базу, настроить поиск по ним и права доступа;
• проверить ответы на настоящих вопросах ваших сотрудников и сравнить результат с исходными показателями;
• подключить нужные сервисы, обучить команду, а после запуска следить за качеством ответов и развивать систему.

В таком порядке идёт внедрение Flex Ассистента, а начинается оно с бесплатного аудита.