Автоматизация документооборота: что это и с чего начать

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — это когда рутинные операции с документами выполняет система: создаёт документ по шаблону, регистрирует, отправляет на согласование, напоминает о сроках, хранит и находит. Люди читают, решают и подписывают.

В чём заключается автоматизация документооборота, проще всего показать на одном договоре: шаблон с реквизитами из карточки контрагента заменяет копирование из старого файла, маршрут со сроками — походы по кабинетам за визами, архив с поиском и реестр — папку у менеджера, а об окончании договора система напоминает раньше, чем напишет контрагент.

Один договор до и после

Вручную

Автоматически

• Реквизиты копируют из старого файла
  Договор собирается по шаблону, реквизиты из карточки контрагента
• Договор носят по кабинетам на визы
  Маршрут согласования со сроком у каждого этапа
• Подписанный экземпляр лежит в папке у менеджера
  Договор в архиве с поиском и в реестре
• Об окончании договора узнают от контрагента
  Система напоминает заранее

Автоматизировать можно и бумажный поток. Входящие сканируют, регистрируют и распределяют в системе, а оригиналы хранят в архиве.

Электронный документооборот, СЭД и точечная автоматизация: в чём разница

ЭДО — это обмен документами в электронном виде с подписью, чаще всего с контрагентами. СЭД ведёт документы внутри компании. Точечная автоматизация закрывает одну конкретную задачу.

• Электронный документооборот (ЭДО) — когда документы создаются и подписываются в электронном виде. С внешними компаниями ими обмениваются чаще всего через операторов ЭДО.
• СЭД (система электронного документооборота) — внутренняя система компании: регистрация, маршруты согласования, поручения, контроль исполнения, архив.
• Точечная автоматизация — решение одной задачи: реестр договоров, распознавание первичных документов, напоминания о сроках, документы по шаблонам.

Подходы не исключают друг друга. Можно начать с точечного решения там, где больнее всего, и подключить СЭД, когда порядок в документах уже наведён.

Будет ли электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью, зависит от вида электронной подписи. С квалифицированной подписью он равнозначен, если закон или принятый на его основе акт не требует оформить документ только на бумаге. С простой и неквалифицированной подписью равнозначность действует только в случаях, установленных законом, нормативными актами или соглашением участников электронного взаимодействия (ст. 6 закона № 63-⁠ФЗ). Какой подписью подписывать какие документы, решите с юристом до перехода: этот текст не юридическая консультация.

Автоматизация документооборота в организации: что автоматизировать первым

Начинайте с потока, где документов много, они похожи друг на друга, правила понятны, а ошибка стоит денег. Хорошие кандидаты для первого шага:

Подробнее про реестр — в статье о реестре договоров, про чтение сканов и первички — в статье о распознавании документов. Что смотреть внутри договора, пока он на согласовании, собрано в чек-листе проверки договора.

Как внедрить автоматизацию документооборота: пошаговый план

Начинайте с одного потока документов и двигайтесь по пяти шагам.

Внедрение по одному потоку

1. Описать путь документаГде он ждёт и сколько дней
2. Выбрать один потокОдин тип в одном отделе
3. Навести порядокШаблоны, роли, справочник контрагентов
4. Пилот на своих документахИ обмен с учётной системой
5. Правила без бумажного дубляКакие документы, какой подписью, кто отвечает

1. Опишите, как документ живёт сейчас. Возьмите один тип, например договор с поставщиком, и пройдите его путь: кто создаёт, кто согласует, где он ждёт, где хранится. Замерьте, сколько дней проходит от проекта до подписи и сколько документов теряется или выходит за сроки.
2. Выберите один поток. Один тип документов в одном подразделении. Лишние визы уберите до автоматизации, иначе система их закрепит.
3. Наведите порядок в шаблонах и справочниках. Утвердите шаблоны, роли и права доступа, заведите единый справочник контрагентов с ИНН. Без этого маршруты и поиск работают плохо.
4. Проверьте решение на своих документах. Пилот на настоящих документах одного отдела покажет больше, чем демонстрация. Отдельно проверьте обмен с 1С или другой учётной системой.
5. Закрепите правила и уберите бумажный дубль. Запишите в положение, какие документы ведутся электронно, какой подписью их подписывают и кто отвечает за маршруты. Пока параллельно живёт бумага, сотрудники работают в двух системах.

После пилота сравните замеры с тем, что было: время согласования, число просроченных документов, время на поиск нужного файла. Общий порядок запуска таких проектов описан в статье как внедрить ИИ в бизнес, а как автоматизировать другие процессы, рассказано в статье об автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация кадрового документооборота

Кадровые документы можно вести электронно по правилам статьи 22.1 ТК РФ. Электронным документооборотом там называют создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Вести его можно через платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя, в которой документы можно подписать, хранить и зафиксировать, что сторона их получила.

Правила статьи касаются и документов, с которыми работника знакомят под роспись. Исключения: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в электронном виде, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Работающих сотрудников переводят на электронные документы только с их письменного согласия. Без согласия работодатель бесплатно выдаёт им заверенные документы на бумаге, а отказать в приёме на работу или уволить из-за этого нельзя. Согласие не нужно от тех, кого приняли на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ). Порядок для своей компании проверьте с юристом: этот текст не юридическая консультация.

Примеры: филиалы, логистика, договоры, бухгалтерия

• Документооборот между филиалами. Единый реестр и маршруты вместо пересылки сканов по почте и курьеров с оригиналами. Доступ по ролям: филиал видит свои документы, центральный офис видит все. Электронная подпись избавляет от поездок за подписью.
• Логистика. Много однотипных документов от перевозчиков и складов: заявки, накладные, акты, счета. Их удобно распознавать и сверять между собой: совпадают ли количество, суммы и реквизиты.
• Договоры и аренда. Архив договоров и допсоглашений, сроки, индексация, ответы на вопросы вроде «что арендатор должен при расторжении».
• Бухгалтерия. Первичка от контрагентов, сверка счёта, акта и договора, передача данных в учётную систему.

Где помогает ИИ

ИИ помогает там, где задачу не описать правилами, потому что понимает содержание документа. Обычная автоматизация знает только правила вроде «договор поставки идёт к юристу, потом в бухгалтерию».

Что ИИ делает с документами

ДокументВходящий или из архива

• Определяет тип и исполнителя
• Достаёт поля в карточку
• Сверяет с договором и счётом
• Отвечает на вопросы по архиву

• Разбор входящих. Определяет тип документа, контрагента и исполнителя по тексту письма или скана. Сотрудник подтверждает.
• Извлечение полей. Стороны, сроки и суммы из договоров и первички попадают в карточку, человек их проверяет.
• Сверка. Счёт, акт и договор сравниваются между собой, расхождения видны списком.
• Поиск по смыслу. Вместо поиска по номеру можно спросить, когда заканчивается договор с поставщиком. Как это устроено, рассказано в статье что такое RAG.
• Черновики. Договоры, счета и акты по утверждённым шаблонам.

Решения по документам ИИ не принимает. Согласование, подпись и всё, где нельзя быстро проверить результат, остаются за людьми. Нейросеть ошибается правдоподобно, поэтому у каждого значения нужна ссылка на место в документе.

Типичные ошибки при автоматизации документооборота

Эти ошибки стоит предусмотреть до запуска.

• Автоматизировать беспорядок. Бумажный маршрут с лишними визами переносят в систему как есть, и согласование быстрее не становится.
• Внедрять всё сразу. Если запускать СЭД сразу на все документы и отделы, проект легко тонет в исключениях и затягивается.
• Оставить бумажный дубль. Если документ всё равно печатают и подписывают руками, сотрудники ведут две системы и не доверяют ни одной.
• Грязные справочники. Один контрагент записан под тремя названиями, и отчёты по нему неверные.
• Забыть про учётную систему. Данные из документов снова вбивают в 1С руками.
• Искать только по карточке. Договор по номеру найти можно, а узнать, что в нём сказано о расторжении, нельзя.
• Нет владельца процесса. Маршруты устаревают, и со временем сотрудники начинают обходить систему.

Сколько стоит автоматизация документооборота и от чего зависит цена

Цена складывается из нескольких частей. Просите показать их в смете отдельными строками:

• лицензии или подписка: число пользователей и модулей;
• настройка маршрутов, шаблонов и прав доступа;
• интеграции с 1С, почтой и ЭДО с контрагентами;
• перенос и распознавание старого архива;
• размещение в облаке или на своём сервере;
• обучение и поддержка.

Если нейросеть подключена как внешний сервис, обычно добавляется оплата по факту использования. Сравнивайте предложения по полной стоимости: лицензия, внедрение, поддержка и время сотрудников на работу с системой.

Когда звать подрядчика и что он должен сделать

Подрядчик нужен, когда документов много, они лежат сканами в разных местах и их нужно связать с учётной системой. Хороший подрядчик:

• начинает с разбора одного потока и замеров;
• показывает результат на ваших документах до запуска;
• объясняет, где будут храниться документы и где работает нейросеть;
• закладывает обмен с 1С или другой учётной системой.

Например, Flex Документы читают архив договоров и допсоглашений, а нейросеть достаёт из них стороны, сроки, ставки и индексацию, которые сотрудник проверяет и подтверждает. Напоминания об окончании и непродлении приходят в системе и в Telegram, контрагенты и договоры синхронизируются с 1С. Типовой проект занимает около двух недель от доступа к документам до работающей системы.